Privacy Reglement Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid

Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document is het privacy beleid vastgelegd van onze vereniging waarin we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vereniging Parkmanagement Nieuw Vennep Zuid houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt onder andere met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid.
– verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
– vragen om uw uitdrukkelijke toestemming -als wij deze nodig hebben- voor de verwerking van uw persoonsgegevens, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement.
– passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
– geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement.
– op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.

Als Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens::

Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid

Voorzitter van het Bestuur: Dhr. T. Hendriksen
Postbus 33
2150 AA Nieuw-Vennep
parkmanagement@nieuwvennepzuid.nl
0252-823022

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de leden en het beheer over het gemeenschappelijk bezit en de gemeenschappelijke diensten. In het kader van dit doel is het bestuur van de vereniging op grond van de toepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van eigenaars en gebruikers.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres, postcode, woonplaats;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Daar waar sprake is van automatische incasso zullen tevens bankgegevens worden opgevraagd. Toestemming voor een automatische incasso zal in een incasso-overeenkomst worden vastgelegd.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement.

Zo maken wij gebruik van een externe partij voor het parkmanagement en de financiële administratie.

Daarnaast schakelen wij leveranciers in voor de uitvoering van  beheertaken, inspecties en onderhoudswerkzaamheden.

Wij als Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Medische gegevens
Indien aan het bestuur medische gegevens worden verstrekt in het kader van de behartiging van het belang van een of meer eigenaars of gebruikers, dan worden deze medische gegevens niet bewaard, tenzij de belanghebbende eigenaar daartoe verzocht heeft. In elk geval worden medische gegevens na 12 maanden verwijderd.

Bewaartermijn
Vereniging Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw Vennep Zuid bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gedurende de periode van eigendom of gebruik en lidmaatschap van de Vereniging worden de persoonsgegevens bewaard). Na beëindiging van de eigendom of gebruik worden de persoonsgegevens nog 12 maanden bewaard.

Voor de financiële administratie, waarin ook persoonsgegevens kunnen zijn verwerkt, hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Wij hebben onder meer de volgende maatregelen genomen;

  • Alle Bestuursleden van de Vereniging, leden van commissies en werkgroepen die namens de Vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen en laten periodiek de systemen testen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is en mits dat mogelijk is;
  • Wij maken back-ups van de (persoons-)gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Met de parkmanager, de accountant en PR Buro hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Rechten omtrent je gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van u hebben, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de akte en/of (model)reglement. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij zullen u logischerwijs vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Komt u hier niet met ons uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als u naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Informatie
Nieuwe eigenaars en gebruikers zullen door het Bestuur of in opdracht van het Bestuur op de hoogte worden gebracht van dit privacy beleid, door verstrekking van dit reglement. Tevens dienen nieuwe eigenaars en gebruikers de toestemmingsverklaring, welke dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen. Deze toestemmingsverklaring is als bijlage aan dit reglement opgenomen.